Control de Activo Fijo

ANEPSA es una de las pioneras en la gestión de activos en México, ayudando a lograr y mantener el control total sobre los activos fijos de tu empresa, ofreciendo soluciones personalizadas a la medida de tus necesidades. Esto es gracias a una amplia gama de herramientas y un equipo dedicado de expertos en dominios.

PROCESO DEL CONTROL ACTIVO FIJO Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVO FIJO

Pre- inicio del control, donde se inspecciona físicamente,se solicita información y se analiza de manera detallada las políticas y la distribución de la organización, con el fin de presentar un plan de acción y las herramientas que mejor se adapten a las necesidades, existen diversos tipos y niveles de necesidades, depende de lo detallado que se requiera tener el control de los activos, es por eso que los paquetes serán personalizados y a la medida de las necesidades de cada empresa, algunas de las soluciones son:

Inventario de activo fijo
Integración de activo fijo
Conciliación de activo fijo
Valor razonable activo fijo IFRS – 13/ B – 17 I Propiedad, Planta y Equipo C -6 /IAS-16 I Activos de Larga Duración C-15/ IAS-36
Software de control de activo fijo

Inicio del control, en este paso se inicia a través de el proceso de control de activos fijos comienza con un inventario físico, en el que todos los activos están identificados físicamente mediante etiquetas, placas de identificación u otros medios de puntualización e identificación.

Se debe determinar la ubicación exacta del activo para poder asignarle una zona de usuario y el centro de costo contable al que pertenece, también se mantendrá un registro activo de la condición física.

Éste inventario ayudará a crear una base de datos inicial de los activos de la empresa y una vez iniciado el proceso, se divide en las siguientes etapas:

Integración y rectificación del estado contable: La lista de cuentas que posee la empresa debe ser revisada para identificar cada activo por separado, sin cambiar su depreciación acumulada y el monto de inversión, para que tengamos una base contable amplia y confiable.

Inventario y plaqueo: Se llenan formatos con la marca, modelo, número de serie, entre otras características del bien, se le pone la etiqueta o una placa y se asigna un número al activo fijo para la identificación.

Conciliación con libros contables: La base de datos creada al inicio del proceso de control de activos fijos debe hacer referencia a los costos de adquisición expresados en los documentos contables que han comprado, el propósito de este paso es asignar y verificar el valor en libros de cada activo identificado físicamente.

Procesos Enlistados de Control de Activo Fijo

Etapa de control de inventario de activo fijo

Requisito: Revisión de la distribución de la industria, plantas o empresas en las que se llevarán a cabo las labores de control de activos fijos, lo que dará como resultado un plan de trabajo en el que con previa autorización se plasmará el proceso a efectuar, los bienes que se pueden controlar y los activos de la empresa, así como la política de capitalización y el recorrido en planta.

Inventario y plaqueo: Se tendrá en cuenta el inventario existente o el proceso de selección de existencias, así como las placas de identificación y las etiquetas colocadas en los activos de la empresa, y a cada activo se le asignará un número.
Captura del inventario: Los datos se capturan en diseños autorizados y los datos requeridos se revisan y corrigen para confirmar que todos los activos están inventariados para crear una base de datos física.
Cierre de etapa: El coordinador del negocio realizará una revisión aleatoria de los activos ingresados al sistema para confirmar y revisar que todos están en la base de datos.

Etapa de integración Documental (Modificación de los listados contables con Soporte Documental

Acopio: Acopio de facturas y encapsulado de estados financieros, se analizan y codifican las facturas y se hace una carta con rangos de valores.
Análisis y modificación del listado contable: Las facturas se buscan en el listado contable, la contabilidad se amplía globalmente y el listado contable se complementará con la información obtenida de las facturas.

Cuadro comparativo: Esta tabla muestra el análisis de artículos de inventario encontrados y artículos de inventario no encontrados, lo cual es útil a la hora de tomar decisiones con los clientes sobre artículos no encontrados.

Cierre de etapa: Se debe hacer una base final con la integración de la información contable, firmar una carta de aprobación por los coordinadores

III. Etapa de Conciliación físico contable

Requerimientos: Basándonos en la big data obtenida mediante el inventario al igual que la del listado contable.
Se realiza el proceso de conciliación físico/contable
Se estudian los tipos de conciliación: 100%, Simil y Conta
Se toman en cuenta los activos fijos que no se hayan conciliado (altas)
Se toman en cuenta registros que no se hayan cerrado: las bajas y los pendientes.

Se hace el reporte inicial de conciliación (con cuadros analíticos)
Se realiza la supervisión y revisión de los pendientes que hayan quedado por conciliar
Cierre de etapa: Aquí ya se toman decisiones importantes respecto a los pendientes que quedaron rezagados y se aprueba o retroalimenta el trabajo.

Objetivo e importancia del Control de Activo Fijo

Debido a que por ningún motivo debe parar la producción de la planta para que el administrador financiero considere el cambio o reemplazo del activo, esto tiene que ir en curso según la vida útil del activo fijo, el responsable de la administración tiene como responsabilidad tomar las medidas necesarias, tiene que evaluar frecuentemente el funcionamiento,económico, funcional, tecnológico y hasta fiscal de cada uno de estos.

El tener personal con los conocimientos necesarios que den parte sobre los activos fijos de la organización es de suma importancia con el fin de tener una incorporación tanto financiera a libros como para la toma de decisiones, de acuerdo con lo proporcionado en el reporte final, las consecuencias de un mal control de activo fijo pueden repercutir tanto en finanzas con pérdidas económicas, como productivas y operativas.

Si no se maneja correctamente la inversión nos arriesgamos a tener pérdidas, y por el contrario como ventaja tiene el medir el desempeño en la administración que se tiene de manera interna, bajo las políticas de control del activo fijo que no se estuvieran cumpliendo de manera correcta.

Contactar con un expediente de facturas organizado
Poder identificar sus activos de manera sencilla
Dar de alta y baja sus activos
Conocer el Valor Histórico y Actual de sus Bienes
Análisis detallado del listado contable
Identificación física fácil de sus activos
Dar de alta y baja sus activos
Contactar con un expediente de facturas organizado

¿Que es el Sistema de Control de Activo Fijo?

Actualmente, existen muchos software que pueden administrar activos fijos que incluyen todas las características puntualizadas en el manual de procedimientos de la organización.

Gracias a la rapidez, eficacia y comodidad que ofrece el software profesional dando seguimiento a los activos de cada empresa, los responsables administrativos o contables podrán actualizar periódicamente el sistema para que sea conveniente en cualquier momento, es importante que la gestión administrativa y contable sea revisada periódicamente utilizando algunas o todas las listas de verificación.

Esto nos dará la facilidad de realizar los ajustes necesarios para que el sistema se mantenga actualizado y no pierda sus beneficios.

Nuestro sistema tiene un módulo para cada una de las necesidades que se presentan ante estas preguntas

¿Qué es lo que debe contener la base de datos de un sistema de control de activos fijos?

Para que el sistema cuente con las ventajas y sea óptimo se deben contener los siguientes puntos:

Descripción amplia del activo
Código de Identificación física de cada activo
Código de Identificación física de cada activo
Centro de Costo Contable al que pertenece
Código de Equipo y Modelo
Fecha de adquisición
Descripción amplia del activo
Depreciación Financiera
Área Usuaria a la que pertenece
Costo de adquisición
Documento contable de adquisición y número de registro contable

Empleado Responsable
Estado actual
Valor neto del activo
M.O.I

Gracias a estos datos es posible ejecutar un sistema de gestión de activos fijos, que generalmente está contenido en la nube, pero también se puede instalar en el desarrollo local.

Con el fin de actualizar el sistema de control de activos, nuestro equipo necesita tener registros adecuados de la actividad del sistema, aunque esto también puede ser gestionado por el cliente, con el objetivo de tener una gestión real de los activos fijos de una empresa, cualquier movimiento que involucre activos fijos debe someterse a los siguientes procedimientos:

Información y documentación de los campos a utilizar para cada movimiento del alta por activo.
Sinergia entre los módulos requeridos por la empresa (administrativo, financiero/fiscal o de mantenimiento)
Adaptación con API de software intermedio, o del desarrollo de requerimientos específicos por el cliente.

Ya que los activos fijos permanecen dentro de la empresa y muchas personas harán uso del sistema, es primordial que se tenga un manual de procedimientos que plasme los documentos y un diagrama de flujo de cada movimiento de los activos.

Módulos para automatizar procesos de Control de Activo Fijo:

Levantamiento de Inventario: Este paso visualizar y puntualizar todos los activos con lo que cuenta la empresa y así se plasmen en un solo documento.
Entradas y Salidas: Brinda la ventaja de visualizar y tener la gestión adecuada de entradas y salidas del inventario dentro de la plataforma y que de esta forma se tenga un control adecuado.
Reporte de Historial de Cambios: Con este sistema se puede llevar a cabo un historial específico de todas las modificaciones que se hagan respecto a los activos de la organización y así los usuarios tengan conocimiento de estos.
Alertas de Mantenimiento: Cuando los activos requieran mantenimiento el sistema notificará con anticipación.
Importación y Exportación de Bases de Activo Fijo: Si la organización tiene una base de datos antigua en algún procesador se puede hacer una importación de la misma, al igual que si se desea bajar alguna base de datos del software es posible descargarla y utilizarla en el programa que prefieras.

Productos

Software Control de Activo Fijo: Se desarrolló una herramienta integral de gestión de activos fijos llamada SAAF para brindar diversas soluciones a los clientes.

Placas de Código de Barras/Código QR: Nuestras soluciones clientes incluyen placas de metal y etiquetas autoadhesivas con códigos de barras y códigos QR que nos ayudan a identificar fácilmente cualquier tipo de activo ecológico.

Lectores: Hay disponible una amplia gama de lectores de códigos de barras para satisfacer la necesidad de activos fácilmente identificables

Contacta a un asesor Anepsa Global y conoce más sobre avalúos de activo fijo para tu empresa, contamos también con muchos otros.